Noreva, Executive Communication Consultancy

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Warum Sie in internationalen Meetings immer wieder das Wort verlieren

Ein Kunde beschrieb internationale Video-Calls einmal als anstrengend auf eine Weise, wie es Präsenztermine nie waren. Nicht wegen der Inhalte, sondern weil er nie den richtigen Moment zum Sprechen fand. Bis der Satz auf Englisch fertig formuliert war, hatte schon jemand anderes begonnen. Das Meeting lief weiter. Der Punkt blieb ungesagt.

Das ist kein Problem des Selbstvertrauens und auch nicht in erster Linie ein Sprachproblem. Es ist ein strukturelles Problem. Und wer die Struktur versteht, weiß auch, was sich konkret tun lässt.

Gespräche folgen Regeln, auch wenn sie spontan wirken

Die Forschung zum tatsächlichen Ablauf von Gesprächen zeigt: turn-taking (der Sprecherwechsel), also wer wann spricht, folgt recht klaren strukturellen Signalen. Eine fallende Intonation, eine Pause, eine bestimmte Art von Formulierung. All das zeigt den anderen Beteiligten, dass ein Redebeitrag endet und das Wort frei ist. Wer die Sprache fließend spricht, liest diese Signale fast unbewusst und steigt genau im richtigen Moment ein.

In einer Fremdsprache und unter Zeitdruck sind diese feinen Signale in Echtzeit deutlich schwerer zu erkennen. Zugleich dauert es messbar länger, einen Satz zu bilden, als denselben Gedanken in der Muttersprache. Genau in dieser Lücke zwischen dem Erkennen einer Gelegenheit und der Bereitschaft zu sprechen verschwindet die Gelegenheit.

Adjacency pairs: Gespräche kommen paarweise

Ein großer Teil jedes Gesprächs besteht aus paarweisen Abfolgen: Eine Frage erwartet eine Antwort, ein Gruß einen Gegengruß, ein Vorschlag Zustimmung oder Widerspruch. Diese Paare (im Fachjargon adjacency pairs) erzeugen eine Art strukturellen Druck. Sobald die erste Hälfte gesagt ist, erwarten alle Beteiligten die zweite Hälfte kurz darauf.

Für Meetings ist das entscheidend, denn eine unbeantwortete Frage erzeugt schon nach Sekunden eine kleine strukturelle Lücke, die der Raum zu füllen sucht, oft mit der Antwort einer anderen Person. Wenn eine direkte Frage an Sie gerichtet ist und Sie in der Fremdsprache ein paar Sekunden länger brauchen, füllt häufig diejenige Person die Lücke, die am schnellsten reagiert, nicht die mit der besten Antwort.

Grounding: sicherstellen, dass alle dasselbe verstanden haben

Gespräche beruhen außerdem auf dem, was manchmal grounding (gemeinsame Verständnissicherung) genannt wird: die kleinen, ständigen Bestätigungen, dass beide Seiten demselben Faden folgen. Ein Nicken, ein “right,” ein “okay so,” eine kurze Wiederholung des eben Gesagten. Diese Signale sind keine Füllwörter. Mit ihnen prüft ein Gespräch laufend, ob es nicht unbemerkt in zwei verschiedene Auffassungen des eben Vereinbarten auseinandergelaufen ist.

In einem schnellen Meeting mit hohem Einsatz wirken solche Signale im Moment oft überflüssig. Lässt man sie weg, kann es passieren, dass eine Vereinbarung nie wirklich bestätigt, sondern von einer oder beiden Seiten nur angenommen wurde. Ein kurzer, bewusster Satz zur Verständnissicherung, “so to confirm, we're moving to the second supplier,” (sinngemäß: Zur Bestätigung, wir wechseln zum zweiten Lieferanten), kostet fast nichts und schließt eine Lücke, die sonst später unangenehm als Missverständnis auftaucht.

Was das in der Praxis bedeutet

Es geht dabei nicht darum, in einer Fremdsprache schneller zu denken. Das ist kurzfristig kein realistisches Ziel. Es geht um wenige strukturelle Werkzeuge, die Sie vorab bereitlegen: eine Formulierung, mit der Sie das Wort ehrlich beanspruchen, während die vollständige Antwort noch entsteht, und die Gewohnheit, Zustimmung laut zu bestätigen, statt sie vorauszusetzen. Beides lässt sich lernen und üben. Und beides ist unter Druck weit verlässlicher als die Hoffnung, die Sprachsicherheit stelle sich schon genau dann ein, wenn man sie braucht.

Denn ein verlorener Redebeitrag war nie ein Zeichen dafür, dass Sie weniger zu sagen hätten. Oft ist es schlicht eine strukturelle Lücke, die sich mit der richtigen kleinen Formulierung schließen lässt, vorher eingeübt.

Referenzierte Konzepte: turn-taking, adjacency pairs und grounding als Elemente der Gesprächsstruktur, wie sie in der Computerlinguistik und der Diskursforschung untersucht werden.

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Über die Autorin

Nadia Britz ist die Gründerin von Noreva, einer Beratung für Executive Communication. Noreva hilft Fachleuten, klarer, sicherer und wirksamer zu kommunizieren. Sie verbindet Psychologie, Sprachwissenschaft und Executive Communication. So arbeitet sie mit Führungskräften, Fachleuten und globalen Teams. Ihr Ziel: aus Fachwissen überzeugende Geschäftskommunikation machen.

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